Centre d’aide

Démarrer

• Installez Impec depuis l’App Store de Shopify, puis choisissez le palier adapté à votre volume de ventes.
• Ouvrez « Mon entreprise » et renseignez l’identité de votre entreprise : raison sociale, forme juridique, SIREN, adresse, numéro de TVA ou franchise en base de TVA. Ces informations figurent sur chaque facture.
• Sur l’accueil, cliquez sur « Activer la facturation ». Chaque commande payée à partir de ce moment reçoit une facture.

Si vous utilisiez déjà une autre solution de facturation (ou la facture proposée par Shopify), arrêtez-la avant d’activer Impec : une même boutique ne doit pas avoir deux numérotations de factures en parallèle.

Comment Impec émet les factures

• Une facture est émise dès qu’une commande est entièrement payée. Elle porte la date d’émission et la date du paiement.
• Les factures sont numérotées à la suite, sans trou, indépendamment des numéros de commande : F-2026-000001, F-2026-000002… La numérotation repart de 1 chaque année.
• Chaque facture porte les mentions obligatoires : identité du vendeur et du client, détail des lignes, TVA par taux, frais de port, conditions de paiement et, pour un client professionnel, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €.
• Les commandes payées avant l’activation ne sont pas facturées par Impec. Les commandes de test ne sont facturées que sur une boutique de développement.
• Une facture émise n’est jamais modifiée ni supprimée : une correction passe par un avoir.

Remboursements et avoirs

À chaque remboursement fait dans Shopify, Impec émet un avoir qui reprend les articles et les frais de port remboursés et renvoie à la facture d’origine. Les avoirs ont leur propre numérotation : AV-2026-000001, AV-2026-000002…

Envoi des factures à vos clients

• Chaque facture et chaque avoir partent automatiquement par e-mail à votre client, avec le PDF en pièce jointe. L’expéditeur affiché est le nom de votre entreprise ; si votre client répond, sa réponse arrive à l’adresse e-mail renseignée dans « Mon entreprise ».
• Vous pouvez désactiver l’envoi automatique dans « Mon entreprise ».
• La page « Factures » indique pour chaque document s’il a été envoyé, et permet de l’envoyer ou de le renvoyer. Un client sans adresse e-mail ne reçoit rien : le motif est affiché.

Factur-X

Chaque PDF est au format Factur-X : un PDF/A-3 qui contient aussi les données de la facture en XML (norme européenne EN 16931, profil BASIC). Les logiciels comptables compatibles les lisent sans ressaisie.

Commandes non facturées

Quand une commande payée ne peut pas être facturée automatiquement, elle est signalée en rouge sur l’accueil avec son motif. Les cas les plus fréquents :

• commande dans une autre devise que l’euro ;
• carte cadeau, pourboire, droits de douane ou frais additionnels, pas encore pris en charge ;
• adresse de facturation incomplète ;
• frais de port sans TVA : activez la facturation des taxes sur les frais d’expédition dans les réglages de taxes de Shopify.

Corrigez la cause (adresse de facturation de la commande dans Shopify, réglages de taxes…), puis cliquez sur « Réessayer » dans le bandeau : Impec relit la commande et émet la facture, puis l’avoir de ses éventuels remboursements.

Une commande de plus de 60 jours ne peut plus être relue : écrivez-nous à support@impecfacture.com en indiquant son numéro.

Commandes manquées

Shopify prévient Impec à chaque paiement et à chaque remboursement. Si une notification se perd (panne, maintenance), Impec rattrape la commande : à l’ouverture de l’app (toutes les 30 minutes au plus), il relit les commandes des 60 derniers jours et facture celles qui n’ont pas encore de facture. Le bouton « Vérifier les commandes manquées » de l’accueil lance cette vérification tout de suite.

Paliers et limite mensuelle

• Gratuit : 20 factures par mois.
• Starter : 200 factures par mois, 9 $ par mois.
• Pro : factures illimitées, 19 $ par mois.

Les avoirs ne sont jamais comptés. Tous les paliers ont les mêmes fonctions. L’abonnement est facturé par Shopify, avec votre facture Shopify.

Quand la limite du mois est atteinte, les commandes payées ne sont pas perdues : elles sont mises en attente, puis facturées dans l’ordre des paiements dès que vous changez de palier ou au début du mois suivant.

Exports comptables

La page « Exports » prépare, pour la période de votre choix :

• le registre des ventes (CSV, lisible dans Excel), une ligne par facture ou avoir avec la TVA par taux ;
• le journal des ventes au format FEC (fichier des écritures comptables), à transmettre à votre expert-comptable ;
• l’archive complète (ZIP) : tous les PDF, le registre et le journal.

Les comptes du journal sont modifiables dans « Mon entreprise ». Par sécurité, les liens de téléchargement sont valables 15 minutes : au-delà, rouvrez la page.

Avant de désinstaller Impec

Vos factures et avoirs sont effacés 48 heures après la désinstallation. Téléchargez d’abord l’archive complète de chaque année depuis la page « Exports » : c’est à vous de conserver vos factures pendant 10 ans.

Demandes de vos clients sur leurs données

• Un client qui demande ses données passe par Shopify. Impec vous envoie alors par e-mail la liste de ses factures et avoirs, avec les PDF ; si l’envoi échoue, un bandeau sur l’accueil vous permet de les télécharger. Transmettez-les au client dans le mois.
• Un client qui demande l’effacement de ses données : ses factures et avoirs sont conservés, car la loi vous oblige à les garder ; ses autres données (commandes en attente, adresse e-mail des envois) sont effacées.

Langue

L’app s’affiche en français si votre admin Shopify est en français, en anglais sinon. Les factures, les avoirs, les e-mails à vos clients et les exports comptables sont toujours en français.

Nous contacter

Une question, un cas particulier ? Écrivez-nous à support@impecfacture.com. Nous répondons en français et en anglais.